Offre d'emploi: Collaborateur Administratif (H/F) Section Consulaire

Date:

08 octobre 2019

Employeur

L’ambassade du Royaume de Belgique à Dar es-Salaam défend et promeut les intérêts de la Belgique et des Belges dans sa juridiction qui comprend, outre la Tanzanie, le Malawi, l’Île Maurice et la Zambie.

Contenu de la fonction

Vous prendrez en charge la coordination et la réalisation des tâches administratives du chef de poste, d’un autre supérieur hiérarchique au sein du poste ou du poste dans son ensemble afin de leur garantir un soutien optimal qui permette aux intéressés de se consacrer à leurs principales fonctions.

Vos tâches consisteront entre autres à :

Gérer l’agenda de vos supérieurs hiérarchiques
Prendre contact avec les instances officielles locales
Réceptionner et traiter la correspondance entrante et assurer la correspondante sortante du poste
Rédiger/préparer/relire et, si nécessaire, corriger divers documents : notes verbales, présentations, rapports statistiques, notes de procédures internes, etc.

Contribuer à l’organisation pratique ou se charger de l’organisation pratique de réunions, de conférences, séminaires, visites officielles ou autres évènements afin de garantir le bon déroulement de ces activités et l’image de marque du poste.

Accueillir et réceptionner en première ligne les questions, demandes et dossiers des citoyens belges ou étrangers afin d’apporter une réponse ou aide immédiate ou de les relayer/transmettre au responsable.

Vos tâches consisteront entre autres à :

Informer le visiteur sur les documents nécessaires, les règles et procédures, les délais etc.
Informer et répondre aux demandes par mail, téléphone; les faire suivre si nécessaire auprès d’un responsable.
Réceptionner et examiner les documents présentés.
Mener des interviews utiles ( par ex. mariages de complaisance).
Enregistrer les dossiers dans les logiciels indiqués et selon les règles en vigueur.
Informer le demandeur de l’issue de son dossier.
Délivrer des attestations ou autres documents requis au demandeur.

Préparer, encoder et suivre l’évolution les dossiers selon les procédures et règles en vigueur afin de soutenir le responsable/service/poste dans ses activités consulaires.

Vos tâches consisteront entre autres à :

Vérifier les documents et faire compléter les dossiers introduits le cas échéant en contactant le demandeur.
Vérifier les documents si nécessaire sur le plan de leur authenticité.
Préparer les dossiers, le cas échéant après une pré-analyse, donner un premier avis aux gestionnaires de dossiers sur base des documents et des contacts avec le visiteur.
Le cas échéant , préparer les dossiers pour l’Office des étrangers et répondre à ses questions ou à celles d’autres autorités.
Suivre le parcours des dossiers jusqu’à leur aboutissement.
Préparer des attestations, certificats, actes et documents divers.
Contribuer à l’organisation des élections pour les belges dans le pays hôte.
Tenir à jour diverses bases de données dont dossier de crise, web site avec les nouvelles instructions, etc.
Répondre au courrier des citoyens belges ou étrangers, des autorités locales , consulats honoraires etc. en relation avec les affaires consulaires.

Profil

Compétences comportementales

Vous travaillez en équipe et êtes orienté service ; vous êtes intègre et loyal et montrez du respect pour autrui ; vous êtes flexible et souhaitez développer de nouvelles compétences ; vous faites preuve d’un sens des responsabilités.

Compétences techniques

vous avez - au minimum - deux ans d'expérience professionnelle dans une fonction administrative
Vous avez une bonne connaissance de logiciels informatiques tel que MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…)
Vous avez une excellente connaissance de l'anglais (écrit et oral)
Vous avez une très bonne connaissance du néerlandais et/ou du français (écrit et oral)
Vous vous exprimez correctement, à l'écrit comme à l'oral

Atouts

Vous avez une connaissance de la législation et des usages locaux
Vous avez une connaissance de la Belgique et de la législation belge
Vous avez une connaissance du Kiswahili

Conditions de participation

Vous disposez au minimum d’un diplôme d’enseignement supérieur de courte durée ou équivalent

Procédure de sélection

Une première sélection sera effectuée sur base des candidatures soumises. Seuls les candidats sélectionnés seront ensuite invités à un test écrit ainsi qu’un test oral.

La date d’entrée en fonction souhaitée est le 2 janvier 2020.

Offre

Vous serez engagé en qualité de collaborateur administratif avec le barème de traitement correspondant (GS5).

Le contrat proposé est un contrat à temps plein (37h/semaine) et à durée indéterminée avec une période d’essai de 6 mois.

L’obtention du permis de résidence et de travail ne relèvent pas de la responsabilité de l’ambassade, mais peut être facilitée par celle-ci le cas échéant.

Rémunération

Traitement de départ minimum : 2.456.970 TZS (salaire mensuel brut).

Une ancienneté professionnelle pourra être prise en considération si celle-ci est considérée comme étant utile à l’exercice de la fonction.

Avantages

Contribution au National Social Security Fund
Couverture médicale via la National Health Insurance Fund
Possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
26 jours de congé par an

Postuler

Vous pouvez transmettre votre candidature jusqu’au mercredi 30/10/2019 inclus via e-mail à l’adresse suivante : daressalaam@diplobel.fed.be.

Votre candidature doit comprendre votre curriculum vitae, une lettre de motivation (en français ou néerlandais), ainsi qu’une copie de vos diplômes/certificats pertinents.

Plus d’infos sur la fonction?